Automatiseer je HR

Achter elk succesvol bedrijf staat een effectieve Human Resource (HR) afdeling. Zij zorgen ervoor dat jouw doelen worden gehaald. Dit in samenwerking met je belangrijkste bedrijfsaanwinsten, namelijk jouw personeel.

Het HR-personeel is verantwoordelijk voor het aannemen van de beste kandidaat, het beheren van personeelsgegevens, het bijhouden van de tijd, het afhandelen van personeelsvoordeel, het meten van de prestaties van het personeel en nog veel meer. Als je een bedrijf hebt van klein of gemiddeld formaat, lijkt het gebruik van HR-software voor deze activiteiten erg duur. In werkelijkheid is dat echter niet zo.

Het automatiseren van je HR kan je op verschillende manieren een hoop tijd en geld besparen.

1. Maak een goede eerste indruk

Recent onderzoek toont aan dat een werknemer in de eerste 90 dagen de keuze maakt om te blijven of te vertrekken. Voor bedrijven in de Fortune 500 wordt echter een schatting gemaakt dat, van de extern aangenomen werknemers, bijna 50% in minder dan 2 jaar al vertrekt.

Onboarding zorgt voor minimale uitval. Alleen krijg je te maken met vele formulieren, inwerk programma’s, contracten, toewijzingen in IT-systemen en trainingen. Met automatisering kan je je productiestroom aanpassen om meerdere handelingen tegelijk uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld automatisch verzoeken versturen voor IT-apparatuur, ID kaarten en werknemers toegang verlenen tot het direct aanpassen van eigen gegevens. Dit stroomlijnt het onboarding proces en vermindert de tijd om een nieuwe werknemer in te werken.

2. Verspil minder tijd, hou de tijd in de gaten

Het kan zo zijn dat een HR-manager, die zijn tijd verspilt door het kijken naar time-log spreadsheets, bestanden of e-mails, geen tijd over heeft voor andere taken. Gemiddeld besteedt een manager meer dan 3 uur per week aan het uitzoeken van werkroosters. Automatiserings-tools helpen met het bijhouden, berekenen, goedkeuren en het verzenden van de werktijden naar de salarisadministratie. Dit kan ook in real-time gedaan worden door het opzetten van multi-level goedkeuringen.

Tijd wordt niet alleen bespaard, maar wordt ook productief gemaakt.

3. Maak gemakkelijk en snel verlof-aanvragen

Sommige organisaties managen hun verlof-aanvragen nog steeds via traditionele wegen, zoals email, face-to-face, of zelfs via post-It’s. Maar wat als er goedkeuring geëist wordt op meerdere niveaus, omdat er sprake is van een leidinggevende hiërarchie? Of dat HR wordt weggelaten bij het versturen van aanvraag en goedkeuring e-mails. Hierdoor wordt het hele proces tijdrovend met veel onvindbare aanvragen en goedkeuringen.

Daarom wordt nu door 50% van de wereldwijde HR-workforce de voorkeur gegeven aan automatische time-offs, om zo werknemersbestanden onmiddellijk aan te passen. Dit kan ook beheerd worden door middel van mobiele apps. Kijk, dat is nog eens automatisering!

4. Machtig je werknemers

Elke werknemer heeft aparte eisen. Sommige reizen veel en moeten reisverzoeken en uitgaves indienen. Anderen nemen continue contact op met HR om te vragen of hun persoonlijke en professionele informatie geüpdatet kan worden. Naarmate een organisatie groeit, zullen er meer en meer werknemers zijn die de hulp van HR nodig hebben. Het handmatig beheren van honderden wijzigingen in de personeelsdatabase en andere verzoeken kan erg moeilijk zijn.

Huidige HR-systemen laten deze activiteiten over aan het personeel zelf. Bijvoorbeeld: een werknemer kan direct via het HR-systeem zich aanmelden voor een interne training. HR kan een workflow creëren waar, zodra werknemers er klaar voor zijn, gegevens van trainingen automatisch worden toegevoegd. Op deze manier is de werknemer gemachtigd en zullen de HR lasten enorm verminderen.

5. Werk samen met elk ander systeem

Automatisering is belangrijk voor het samenwerken met andere systemen. Met de hulp van API’s (Application Programming Interface) en Webhooks, kan informatie gemakkelijk uitgewisseld en gecommuniceerd worden met andere applicaties. Bijvoorbeeld wanneer een verslag van de reiskosten is goedgekeurd dan wordt er direct een bericht gestuurd naar de accounting software om de vergoeding te verwerken. Dit is ook nuttig wanneer organisaties meer dan één systeem gebruiken om hun HR-activiteiten te beheren.

Het automatiseren van je HR-afdeling helpt het verminderen van de druk op je HR-personeel, het verhogen van de productiviteit en verbeteren van de betrokkenheid van je personeel.

Bedrijven wereldwijd nemen meer en meer HR-automatisering-tools over om zo hun werknemers aan de gang te houden en om ze dichter bij de bedrijfsdoelen te brengen. Het wordt tijd dat jij dit ook doet.

Meer weten?

Bent u benieuwd geworden naar wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op

Deel dit bericht:

Inschrijven voor de nieuwsbrief


Voornaam*
Achternaam*
Email*
Neem de code over
Reload
Sluiten