Tips voor aanschaf van Google for Work

1. Vanuit financieel perspectief

Het is zaak om naar het grote geheel (TCO= total cost of ownership) te kijken als u overstapt van server based werken naar cloud based werken. Natuurlijk heeft u te maken met de aanschafkosten van een nieuw systeem, plus de kosten voor het migratieproces en daarna de abonnementskosten.

Naast deze nieuwe kosten vallen veel oude kosten weg, denk hierbij aan personeels- en trainingskosten van systeembeheerders die nodig waren bij het oude systeem. U heeft ook geen gekoelde ruimte meer nodig voor de server als ook gaan stroomkosten van inpandige servers vervallen of een eventuele 24-7 waakdienst.

Verborgen kosten als uitval, disfunctioneren en downtime voor onderhoud vervallen wanneer u cloud based gaat werken. Goed om dit in uw achterhoofd te houden bij de aanschaf van een nieuw kantoorsysteem.

2. Vanuit klantperspectief

Klanten zullen beter geholpen worden, krijgen meer aandacht en snellere reacties. Goed voor partnerships die klanten met u willen hebben Omdat uw medewerkers overal kunnen werken, kunnen ze ook sneller antwoorden op vragen van de klant. Voor de klant is een nieuw kantoorsysteem daarom een hele verbetering.

Vóór uw bedrijf de overstap maakt naar de cloud, is het handig om te bedenken wat u met de oude data van de organisatie doet. Neemt u dat allemaal mee? De ene persoon heeft genoeg aan de mails van de afgelopen twee weken, een ander wil mails van verder terug bewaren. Deze behoefte om te bewaren verschilt per mailbox.

Bewaar niet alles van de afgelopen twintig jaar, maar alleen wat wettelijk verplicht is voor de belastingadministratie. Dat scheelt enorm in de migratiekosten. Het is prettig om met een schone lei te beginnen. Het is een mooi statement om de reorganisatie kracht bij te zetten, zie het als een cultuurverandering.

3. Vanuit organisatie perspectief

Met een onmiskenbare trend van inzet van flexibele afzet, BYOD en mobiliteit is het zaak om privé als zakelijk goed te scheiden. Mensen werken thuis en onderweg op de zelfde devices als op de zaak. Met Google for Work kunt u zakelijk en privé eenvoudig uit elkaar trekken, het biedt bedrijven maximale flexibiliteit en controle.

Doordat medewerkers meer en meer met eigen middelen werken, zult u in technische zin privé en zakelijk moeten scheiden. Maar door te kiezen voor Google for Work kunnen ze meer doen in dezelfde tijd, het sluit aan bij beleving van moderne ICT en het werkt met de middelen die medewerkers thuis ook hebben.

Innovatie kan ook een reden zijn om over te stappen. Vervanging van oude ICT omgevingen kan heel bevrijdend werken. Niet voor niets maakt een groot deel van de Fortune 100 bedrijven Google diensten als kantoorautomatisering. Voor snel groeiende bedrijven is het sneller en prettiger werken. ICT is voor hen geen remmende factor, maar iets dat vóór ze werkt.

4. Vanuit functioneel perspectief

Als u vanuit de cloud gaat werken, verandert ook het gewenste kennisniveau van de ICT afdeling. Gebruikers redden zichzelf meer en meer, een systeembeheerder die de server onderhoudt is niet meer nodig. Wat wel nodig is, is begeleiding om de organisatie mee te krijgen, om ambassadeurs te vinden die het nieuwe werken propageren.

Ofwel u heeft een medewerker nodig op ICT gebied met hele andere skills, denk aan capaciteiten om de ingezette verandering verder door te trekken om andere bedrijfsprocessen cloud based te maken. Hiervoor dienen workflows in beeld te worden gebracht en soms zelfs Proof of Concepts te worden ingericht.

De nadruk ligt nu bij beheer en onderhoud en niet op structurele innovatie. Dat is een geheel ander vak en vraagt om andere expertise, zowel binnen eigen bedrijf als erbuiten bij uw ICT partner.

Kennismaken?

INTERNET OVERAL heeft de juiste software in huis voor kantoorautomatisering en wij kunnen u adviseren vanuit deze vier perspectieven zodat u alles eruit haalt.

Deel dit bericht:

Inschrijven voor de nieuwsbrief


Voornaam*
Achternaam*
Email*
Neem de code over
Reload
Sluiten